Oszczędności w firmie – gdzie ich szukać i jak ciąć koszty z głową

Oszczędności w firmie najszybciej znajdziesz w kosztach, które płacisz automatycznie i dawno ich nie sprawdzałeś: w opłatach bankowych, abonamentach, umowach na energię i lokal oraz w fakturach, za które klienci płacą po terminie. Do startu wystarczy wyciąg z rachunku firmowego z 12 miesięcy i ewidencja kosztów. Cięcie zaczynaj od umów, nie od ludzi i bezpieczeństwa.

Od czego zacząć: przegląd kosztów w trzech krokach

1. Zbierz dane. Wyeksportuj wyciąg z rachunku firmowego za ostatnie 12 miesięcy i zestaw go z ewidencją kosztów prowadzoną przez księgową.
2. Podziel wydatki. Koszty stałe to czynsz, abonamenty, raty, księgowość i ubezpieczenia. Zmienne to towar, paliwo i prowizje od sprzedaży. Przy każdej pozycji zapisz kwotę roczną, datę końca umowy i okres wypowiedzenia.
3. Ustal kolejność. Zacznij od pozycji największych i od umów, które kończą się najwcześniej. Drobna opłata miesięczna pomnożona przez 12 wygląda inaczej niż na pojedynczej fakturze.

Koszty finansowe: bank, płatności kartą i finansowanie

Rachunek i karta. Sprawdź, ile bank faktycznie pobrał za prowadzenie rachunku, kartę, przelewy natychmiastowe i wpłaty gotówki. Jeśli nie spełniasz warunków zwolnienia z opłat, zmień pakiet albo bank – kryteria zbiera poradnik jak wybrać konto firmowe. W umowie z przedsiębiorcą bank może wyłączyć obowiązek uprzedzania o zmianie taryfy z dwumiesięcznym wyprzedzeniem (art. 16 ustawy o usługach płatniczych), więc taryfę trzeba kontrolować samemu.

Terminal i bramka płatnicza. Sprzedawca przyjmujący karty płaci agentowi rozliczeniowemu opłatę akceptanta. Ustawa odróżnia ją od opłaty interchange i opłaty systemowej, która jest przychodem organizacji kartowej, a stawki tych dwóch opłat muszą być publikowane (art. 38a). Z agentem negocjujesz więc głównie jego marżę, opłatę za urządzenie, minimalny obrót i długość umowy. Do rozmowy przygotuj własne dane: liczbę transakcji, średni paragon i udział kart w sprzedaży.

Kredyt i leasing. Kredyt w rachunku służy do krótkich luk w płynności; licz odsetki razem z prowizją za przyznanie i odnowienie limitu. Sprzęt i pojazdy często finansuje się leasingiem – porównuj sumę wszystkich opłat w całym okresie, a nie samą ratę. Pomoże w tym tekst o tym, co sprawdzić w warunkach leasingu. Raty płać w terminie, bo opóźnienia należą do błędów psujących historię kredytową.

Terminy płatności i zatory – pieniądze, które już zarobiłeś

Niezapłacona faktura też kosztuje, bo finansujesz klienta własną gotówką. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych daje wierzycielowi konkretne narzędzia:

• Limit terminu. Termin zapłaty w umowie między firmami nie powinien przekraczać 60 dni od doręczenia faktury; dłuższy wymaga wyraźnego ustalenia i nie może być rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela (art. 7). Gdy płaci duży przedsiębiorca, a wierzycielem jest mikro-, mały lub średni, 60 dni to granica bez wyjątków. Podmiot publiczny ma 30 dni, a publiczny podmiot leczniczy 60 (art. 8).
• Odsetki bez wezwania. Po terminie należą się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych: stopa referencyjna NBP plus 10 punktów procentowych (art. 4 pkt 3). Stawka zmienia się co pół roku razem ze stopą referencyjną, której aktualną wartość podaje Narodowy Bank Polski.
• Rekompensata. Niezależnie od odsetek przysługuje równowartość 40 euro przy należności do 5000 zł, 70 euro powyżej 5000 zł i poniżej 50 000 zł oraz 100 euro od 50 000 zł (art. 10).
• Ulga na złe długi. Jeśli faktura nie została zapłacona ani zbyta w ciągu 90 dni od terminu płatności, czynny podatnik VAT może skorygować podatek należny (art. 89a ustawy o VAT), a w PIT zmniejszyć podstawę opodatkowania (art. 26i ustawy o PIT). Działa to w obie strony: w PIT dłużnik, który nie zapłacił przez 90 dni, podstawę zwiększa.

W praktyce: wystawiaj faktury w dniu sprzedaży, raz w tygodniu przeglądaj listę należności i wysyłaj przypomnienie przed terminem, a nie po nim.

Składki i podatki: ulgi, o które trzeba zadbać samemu

• Ulga na start. Osoba fizyczna, która zaczyna działalność po raz pierwszy albo po co najmniej 60 miesiącach przerwy, przez 6 miesięcy nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, o ile nie wykonuje jej dla byłego pracodawcy w zakresie dawnych obowiązków (art. 18 Prawa przedsiębiorców).
• Preferencyjna podstawa. Przez pierwsze 24 miesiące kalendarzowe podstawą składek emerytalnych i rentowych może być kwota zadeklarowana, nie niższa niż 30% minimalnego wynagrodzenia (art. 18a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
• Mały ZUS plus. Przy przychodzie z działalności do 120 000 zł w poprzednim roku podstawa tych składek zależy od dochodu. Z ulgi korzysta się najwyżej 36 miesięcy w każdych 60 miesiącach prowadzenia działalności, a ustawa wymienia wyłączenia, na przykład działalność krótszą niż 60 dni w poprzednim roku (art. 18c).

Niższa podstawa to również niższe składki na własną emeryturę, więc policz skutki z księgową. Z nią ustal też, czy obecna forma opodatkowania nadal pasuje do twoich przychodów i kosztów.

Energia, lokal, abonamenty, flota i zakupy

Obszar	Co sprawdzić	Jak często
Rachunek bankowy i karta	Opłaty faktycznie pobrane, warunki zwolnienia, zmiany w taryfie	Co kwartał
Terminal i bramka	Prowizja od transakcji, opłata za urządzenie, minimalny obrót	Raz w roku i przed końcem umowy
Należności	Faktury po terminie, odsetki, rekompensata, ulga na złe długi	Co tydzień
Energia i media	Taryfa, moc umowna, zużycie poza godzinami pracy	Raz w roku
Lokal	Czynsz, opłaty eksploatacyjne, waloryzacja, niewykorzystana powierzchnia	Przed przedłużeniem umowy
Abonamenty i licencje	Liczba kont a liczba użytkowników, zdublowane narzędzia, automatyczne odnowienia	Co pół roku
Flota	Koszt na kilometr, ubezpieczenie, serwis, paliwo	Raz w roku
Dostawcy	Ceny u kilku dostawców, rabat za wolumen i za szybszą płatność	Co 12 miesięcy

Renegocjację zaczynaj przed terminem wypowiedzenia, z konkurencyjną ofertą w ręku. Przy flocie pamiętaj o podatkach: od wydatków na samochód osobowy używany także prywatnie odlicza się 50% VAT (art. 86a ustawy o VAT), a do kosztów zalicza 75% wydatków na jego używanie (art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT).

Na czym nie oszczędzać

• Bezpieczeństwo IT i kopie zapasowe. Utrata bazy klientów albo dostępu do bankowości kosztuje więcej niż licencja i dysk na kopie. Aktualne zagrożenia pokazuje lista ostrzeżeń CERT Polska.
• Księgowość. Błąd w rozliczeniu wraca jako zaległość z odsetkami.
• Ubezpieczenie OC. Jedna szkoda wyrządzona klientowi potrafi przekroczyć wieloletnią składkę.
• Terminowe podatki. Odsetki za zwłokę od zaległości podatkowych to 200% stopy lombardowej NBP plus 2 punkty procentowe, nie mniej niż 8% (art. 56 Ordynacji podatkowej).

Nadwyżki finansowe: rachunek oszczędnościowy lub lokata dla firm

Pieniądze odłożone na podatki i rezerwa na gorszy miesiąc nie muszą leżeć na nieoprocentowanym rachunku bieżącym. Różnice między produktami wyjaśnia porównanie konto oszczędnościowe czy lokata. Odsetki od środków na rachunkach rozliczeniowych prowadzonych w związku z działalnością, także od lokat utworzonych na tych rachunkach, są przychodem z działalności gospodarczej (art. 14 ust. 2 pkt 5 ustawy o PIT). Wykazujesz je więc w firmie, inaczej niż odsetki prywatne, od których bank sam pobiera podatek.

Najczęstsze pytania

Źródła

• Ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (tekst jednolity)
• Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
• Prawo przedsiębiorców
• Ustawa o podatku od towarów i usług
• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
• Ordynacja podatkowa
• Ustawa o usługach płatniczych
• Narodowy Bank Polski – podstawowe stopy procentowe

Stan prawny: październik 2026 r.